Mediform zur Online-Terminplanung? – Unsere Bewertung auf Basis von Gesprächen, Tests & Erfahrungen aus der Praxis

Unsere Recherche zu Mediform

Mediform verspricht, eine komplette digitale Rezeption in jede Arztpraxis zu bringen. Um dies zu realisieren, setzt der Anbieter auf ein umfangreiches Repertoire an Funktionen, die zum Großteil KI-gestützt sind.

Wie gut eignet sich Mediform also, um die Digitalisierung in Eurer Praxis voranzutreiben?

In diesem Beitrag teilen wir unsere Erfahrungen mit der Terminplanung von Mediform und zeigen Euch, wie gut das Tool für Euch und Euer Praxisteam echte und langfristige Entlastung bei der Terminplanung und darüber hinaus schafft.

Wie funktioniert Mediform?

Mediform ist eine Software-Suite, die vollständig auf der praxiseigenen Website integriert wird. Die Terminbuchung läuft hauptsächlich über das Modul Medivoice, das die Buchung mit jedem Patienten per Telefon erledigt.

Hierin liegt der größte Unterschied im Vergleich zu anderen Anbietern: Mediform bietet keinen Online Terminkalender, über den Patienten buchen können. Stattdessen läuft alles telefonisch über eine KI-basierte Sprachassistenz ab. Diese übernimmt die komplette Kommunikation und Terminplanung mit dem Patienten, ohne dass die Praxis selbst eingreifen muss.

Geplante Erweiterung des Angebots

Mediform hat angekündigt, noch vor Ende 2024 sein Angebot um einen weiteren Buchungskanal zu erweitern und zwar mit dem Modul "Medichat". Die Prozesse sind dabei weitgehend identisch mit der telefonischen Variante, nur dass Patienten eben nicht mehr zum Telefon greifen müssen, sondern ihre Online Termine bequem über einen Live-Chat mit der KI buchen können. Genau wie Medivoice lässt sich das neue Modul unkompliziert auf der Praxiswebsite integrieren.

Wo speichert Mediform die Termine ab?

Sämtliche gebuchten Arzttermine erscheinen in einem internen Kalender, der in Mediform enthalten ist. Der Kalender lässt sich auch mit externen Buchungstools und Praxisverwaltungssystemen synchronisieren und bietet eine Reihe an Statistik-Tools, um das Patientenaufkommen zu analysieren.

Funktionen & Bewertungskriterien für Praxis-Terminplaner-Tools: Wie schneidet Mediform ab?

Die Toolbox, die Mediform bietet, ist recht umfangreich, geht aber einen deutlich anderen Weg als Alternativen wie beispielsweise Doctolib. Ob sich Mediform für Ärzte lohnt oder zumindest eine sinnvolle Ergänzung zu einem bestehenden System ist, lässt sich am besten feststellen, wenn wir uns die Funktionen des Tools im Detail ansehen.

Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen

Mediform ist mit einer Schnittstelle ausgestattet, um den Kalender und relevante Daten von Patienten mit dem PVS auszutauschen. Die Synchronisierung geht dabei in beide Richtungen - der Mediform Kalender wird also über das PVS genauso mit Terminen aktualisiert, die über einen anderen Kanal gebucht wurden. Laut Angaben des Herstellers ist die Schnittstelle mit allen heutzutage gängigen PVS-Systemen kompatibel.

Terminerinnerungen

Eine automatische Erinnerung per SMS oder Email für alle Termine im Kalender lässt sich einrichten. Die Erinnerungen enthalten einen Link zu einem Fragebogen, in denen der Patient Angaben zum Besuchsgrund und eventuellen Beschwerden macht. Mit seinem Erinnerungs-Feature reduziert Mediform also nicht nur die Gefahr von Terminausfällen, sondern bindet auch gleich die digitale Anamnese und Patientenaufklärung mit ein.

Support

Sollte es ein Problem oder Fragen zum Produkt geben, können Kunden die E-Mail-Adresse support@mediform.cloud oder das Kontaktformular nutzen, das sich unter mediform.io/signup-contact findet. Alternativ ist der Kundenservice auch telefonisch unter 0721-6647330 erreichbar. Die offiziellen Öffnungszeiten des Anbieters sind von Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr.

Datenschutz

Auch beim Umgang mit Daten will Mediform es anders machen als die Konkurrenz. Denn die Website und App des Anbieters kommt vollständig ohne die Speicherung wie IP-Adressen oder Nutzerdaten aus. Alle anderen Informationen werden bereits während der Verarbeitung anonymisiert und verschlüsselt und ausschließlich auf deutschen Servern DSGVO-konform gespeichert.

Terminarten

Wie alle anderen Details bei der Online Terminvergabe könnt Ihr auch unterschiedliche benutzerdefinierte Terminarten im Buchungsprozess integrieren. Das KI-System fragt den Patienten dann bei der Terminvereinbarung automatisch nach dem Besuchsgrund und die ausgewählte Option wird nach abgeschlossener Buchung im Kalender gespeichert.

Mobile Zugänglichkeit

Mediform bietet eine iPhone-App zur Anamnese, mit der Patienten die Fragebögen bequemer ausfüllen und sämtliche Informationen in einem QR-Code speichern können, den sie anschließend beim Arzttermin vorzeigen können. Ansonsten bietet Mediform keinerlei mobile Extra-Features. Die Verwaltungsplattform kann natürlich auch mobil über den Browser im Smartphone angesteuert werden.

Preise

Grundsätzlich handelt es sich bei dem Angebot um eine individualisierte Lösung, deren Umfang je nach Praxisform variieren kann. Bezüglich der Kosten macht der Hersteller deswegen keinerlei Angaben auf seiner Website. Die Preise für die Nutzung des Tools sind daher nur auf Anfrage und im Rahmen eines ersten Beratungsgesprächs erhältlich.

Vor- und Nachteile

Grundsätzlich ist festzustellen, dass Mediform keine Terminbuchungssoftware im klassischen Sinne ist. Vielmehr handelt es um einen KI-Telefonassistenten, der sich eben auch um die Terminbuchungen in der Praxis kümmert. Diesen Umstand sollte man im Hinterkopf behalten, wenn man sich ein Bild von den Vor- und Nachteilen des Tools machen und mit denen anderer Anbieter vergleichen will.

Vorteile

• Automatisierte Terminplanung per Telefon
• Vollständige digitale Anamnese
• Ausführliche Statistik-Tools im Kalender
• Guter Datenschutz

Die große Stärke des Tools sehen wir in der vollautomatisierten Telefon-Funktion "Medivoice". Denn im Gegensatz zu Standard-KI-Bots, die nur eine Handvoll vorgefertigte Antworten liefern, handelt es sich bei Medivoice um eine hochentwickelte Sprachassistenz, die Gespräche mit Patienten auf einer natürlicheren Ebene führt. Dadurch sorgt Mediform für Entlastung beim Praxisteam und sichert gleichzeitig gegen den drohenden Fachkräftemangel in der Branche ab.

Sehr hilfreich ist auch die Anamnese-Funktion des Tools, mit der Patienten vor ihrem Termin alle relevante Gesundheitsinformationen bereitstellen können. Darüber hinaus bieten die ausführlichen Statistik-Tools im Kalender wertvolle Einblicke in das Patientenaufkommen und die Praxisabläufe.

Schließlich überzeugt Mediform auch beim Thema Datenschutz. Der Verzicht auf die Speicherung von IP-Adressen und der seriöse Umgang mit Patientendaten ist ein Punkt, mit dem sich die Software von vielen anderen Anbietern in diesem Bereich abhebt und den Anforderungen von Arztpraxen gerecht wird.

Nachteile

• Keine Online-Terminbuchungen aus dem Kalender
• Keine Videosprechstunden-Funktion

Einen Punkt der Kritik sehen wir darin, dass es sich hauptsächlich um einen Telefon-Assistenten handelt und daher einige Features einer klassischen Online-Terminsoftware fehlen. Da wäre vor allem der fehlende Buchungskalender für Patienten zu nennen, denn die Terminbuchung ist mit Mediform weiterhin nur per Telefon möglich - nur die Praxis selbst muss sich eben nicht mehr darum kümmern.

Auch Extra-Features wie Videosprechstunden, die bei vielen Anbietern mittlerweile zum Standard gehören, lässt die Software vermissen. Für Praxen, die eine umfassende digitale Lösung suchen, könnte dies ein Nachteil sein.

Fazit

Ein Vergleich mit anderen Softwares für die Terminvergabe ist im Fall von Mediform nicht ganz einfach und auch Stiftung Warentest hat den Anbieter noch nicht bewertet. Denn der Fokus des Tools liegt auf KI-gestützter Telefonie und nicht auf Online Terminbuchungen. In diesem Bereich kann das Tool aber mit einzigartigen Stärken überzeugen, die es sonst bei keinem Anbieter zu finden gibt.

Bei dem Telefonassistenten "Medivoice" handelt es sich um eine State-of-the-Art-KI, die so autonom agiert, dass das Praxisteam kaum noch Zeit am Telefon verbringen muss. Insofern könnte hier eine Kombination mit einem anderen Tool zur reinen Terminbuchung (z.B. Doctolib oder jameda) sinnvoll sein.

In einem solchen Setup könnte Mediform die telefonische Terminvergabe und digitale Anamnese übernehmen, während ein anderes Tool die Online-Terminbuchung und Videosprechstunden abdeckt. Mit dieser Konfiguration würde die Praxis einen Digitalisierungsgrad erreichen, der mit einem einzelnen Tool nicht möglich wäre.