Doctolib zur Online-Terminplanung? – Unsere Bewertung auf Basis von Gesprächen, Tests & Erfahrungen aus der Praxis

Unsere Recherche zu Doctolib

Doctolib ist das derzeit beliebteste Terminbuchungssystem im medizinischen Bereich - sowohl für Arztpraxen als auch deren Patienten. Alleinstellungsmerkmal ist vor allem die Kombination aus umfangreichem, aber einfachem Terminmanagement und einem Portal mit einer bislang unübertroffenen Reichweite.

Wie realisiert Doctolib also seine Lösung im Detail, um Ärzte bei der Online Terminbuchung zu unterstützen und für welche Praxen eignet sich die Plattform?

Wir haben in unserem Doctolib Test sämtliche Features der beliebten Plattform analysiert und alle Vor- und Nachteile unter die Lupe genommen, um Euch bei der Entscheidung zu helfen, ob Doctolib die richtige Lösung für Eure Praxis ist.

Wie funktioniert Doctolib?

Das Grundkonzept von Doctolib basiert auf dem hauseigenen Portal - auf diesem bekommt jede Arztpraxis ein eigenes Nutzerkonto mit einem individualisierbaren Profil. Um Doctolib zu nutzen, müsst Ihr also keine zusätzliche Software auf dem Desktop installieren oder ein Modul auf Eurer Website integrieren. Sämtliche Funktionen werden über die Web-Plattform angesteuert und genutzt.

Patienten, die einen Termin buchen möchten, nutzen die gleiche Plattform. Mit der Suche können Sie dann entweder nach einem Facharzt in ihrer Umgebung finden, oder - falls der gewünschte Arzt bereits feststeht - einfach den Namen des Arztes im Suchfeld eingeben.

Auf dem Praxis-Profil kann der Patient dann mit wenigen Mausklicks den gewünschten Termin buchen. Ärzte können dabei selbst formulierte Fragen (z.B. nach Symptomen oder Besuchsgrund) einfügen, um bereits im Voraus wichtige Informationen zu bekommen. Zudem gibt es zahlreiche Individualisierungsfunktionen (z.B. Terminarten), um die Terminbuchung genau auf die Bedürfnisse der Praxis und der Patienten abzustimmen.

Funktionen & Bewertungskriterien für Praxis-Terminplaner-Tools: Wie schneidet Doctolib ab?

Doctolib bietet eine ganzheitliche Lösung, die sämtliche Funktionen rund um die Verwaltung von Arztterminen in einem Paket liefert. Die wichtigsten Unterschiede zu Doctolib Alternativen liegen dabei weniger in der Verfügbarkeit einzelner Funktionen, sondern vor allem in deren Umsetzung. Für Euch sollte es daher darauf ankommen, ob Implementierung und Umfang der Features zu Eurer Praxis passen.

Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen

In diesem Punkt schneidet Doctolib sehr gut ab. Mit einem eigenen Konnektor-Modul erlaubt Doctolib die Anbindung an alle gängigen PVS-Systemen. Das Modul überträgt alle Änderungen in Echtzeit, sodass aktualisierte Informationen sofort verfügbar sind und die Verwaltung der Praxis stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Terminerinnerungen

Eine der wichtigsten Funktionen einer jeden Terminbuchungssoftware sind automatische Benachrichtigungen, mit denen Patienten an den Arzttermin erinnert werden, wenn er kurz bevorsteht. So auch bei Doctolib - jeder Patient wird jeweils einmal automatisch 48 Stunden und 24 Stunden vor seinem Termin erinnert. Dies geschieht mittels SMS und/oder Push-Benachrichtigung in der App.

Support

Beim Kundenservice bietet Doctolib alles, was man einem von einem Anbieter dieser Größe erwartet. Angemeldete User, die Hilfe brauchen, erreichen den Support einfach über die Schaltfläche "Support kontaktieren" am oberen Bildschirmrand. Um mit dem Support Kontakt aufzunehmen, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Anruf anfordern: Wer direkt mit einem Support-Mitarbeiter sprechen möchte, nutzt am besten die Rückruffunktion. Damit kann der Nutzer über den eigenen Doctolib-Kalender direkt den gewünschten Zeitpunkt für den Rückruf angeben. Über diese Methode ist der Support Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr verfügbar.
• Kontaktformular: Für weniger dringende Anliegen oder wenn die schriftliche Kommunikation bevorzugt wird, bietet Doctolib ein Kontaktformular an. Nutzer können hier ihre Fragen und Probleme detailliert beschreiben und bei Bedarf unterstützende Dokumente oder Screenshots anhängen. Antworten auf Anfragen über das Kontaktformular werden üblicherweise innerhalb eines Geschäftstages geliefert.

Neben diesen Kontaktmöglichkeiten bietet Doctolib auch eine umfangreiche FAQ- und Selbsthilfe-Sektion, die auf der Website zugänglich ist. Damit lassen sich bereits einfachere Probleme und Fragen schnell klären, ohne dass ein direkter Kontakt mit dem Support notwendig ist.

Bei größeren technischen Problemen bietet der Support von Doctolib auch eine Fernwartung via TeamViewer an. Damit können Support-Mitarbeiter direkt auf das System des Nutzers zugreifen, um komplexere Probleme effektiv zu diagnostizieren und zu beheben. Das Tool wird nur mit vorheriger Zustimmung des Nutzers eingesetzt und dient dazu, spezifische technische Schwierigkeiten zu lösen, die nicht über herkömmliche Supportmethoden wie Telefon oder E-Mail adressiert werden können.

Datenschutz

Der Umgang mit Patientendaten ist bei Doctolib noch ein etwas wunder Punkt. Denn sämtliche Gesundheitsdaten, die der Arzt via Doctolib erhält, werden auch auf dem Server des Anbieters gespeichert.

Da mit Doctolib auch die Erstellung ganzer Patientenakten möglich ist, werden so viele Details über den Patienten an Doctolib als Drittanbieter übermittelt, unter anderem der Besuchsgrund. In der Vergangenheit hat Doctolib damit für die ein oder andere Negativ-Schlagzeile gesorgt und wurde unter anderem als "Datenkrake" bezeichnet.

Aber: Doctolib ist in puncto Datenschutz absolut rechtskonform. Als sogenannter Auftragsbearbeiter hat der Anbieter das Recht, Patientendaten zu verarbeiten, solange er seine Verschwiegenheitspflicht einhält. Jeder Patient, der das Portal besucht, wird über diesen Umstand mittels Pop-up aufgeklärt und um Zustimmung zur Verarbeitung seiner Daten gebeten.

Verschiedene Terminarten

Nahezu völlige Freiheit bietet Doctolib, wenn es um die Einrichtung verschiedener Terminarten geht. Denn jede Praxis kann auf ihrem Konto eine unbegrenzte Zahl benutzerdefinierter Termine einrichten.

Der Patient muss dann bei der Buchung nur noch die Terminart auswählen, die auf ihn am besten zutrifft. So könnte ein Hautarzt beispielsweise verschiedene Terminarten wie „Erstuntersuchung“, „Kosmetische Behandlung“ oder „Allergietestung“ anbieten.

Daneben gibt es auch zwei Möglichkeiten, mit Doctolib mehrere Termine aneinanderzureihen:

• Kettentermine: Bei einem Kettentermin handelt es sich um einen Termin, der aus mehreren Etappen besteht. Die einzelnen Etappen eines solchen Termins dürfen bei Doctolib höchstens 12 Stunden auseinanderliegen. Ein Beispiel wäre ein Gesundheits-Check-up, gefolgt von einer Laboruntersuchung und einer abschließenden Befundbesprechung.
• Terminserien: Diese Terminart ist insbesondere für Dauerbehandlungen sehr praktisch. Dabei lassen sich mehrere Termine der gleichen Art in einem bestimmten Abstand (z.B. alle zwei Wochen oder einmal pro Monat) über längere Zeiträume hinweg anlegen. Sinnvoll ist dies beispielsweise bei Therapieformen wie Physiotherapie, Psychotherapie oder regelmäßigen medizinischen Untersuchungen.

Mobile Zugänglichkeit

Auch bei der mobilen Nutzung seiner Dienstleistungen kann Doctolib überzeugen. Denn für die Bedienung mit dem Smartphone oder Tablet fährt der Anbieter mit jeweils einer eigenen App für Patienten und Ärzte auf.

Die Patienten-App bietet die gleiche Funktionalität zur Terminbuchung wie die Web-Plattform. Zusätzlich gibt es noch Push-Benachrichtigungen zur Terminerinnerung. Mit Doctolib Pro können auch Ärzte die Plattform mobil nutzen. Sämtliche Funktionen zur Terminverwaltung lassen sich damit bequem über ein Mobilgerät nutzen.

Beide Apps sind sowohl für Android als auch iOS-Geräte verfügbar.

Videosprechstunde

Im Vergleich zu anderen führenden Anbietern wie Dr. Flex bietet Doctolib noch einige Funktionen, die über die bloße Online Terminvergabe hinausgehen. Besonders stark ist hier die Videosprechstunde.

Vor allem reine Online-Praxen profitieren von diesem Feature, da sie so nahezu den kompletten Praxisablauf über Doctolib steuern können. Nützlich ist dies aber auch für Termine, bei denen der Patient nur eingeschränkt mobil ist oder eine physische Untersuchung nicht notwendig ist.

Die Plattform unterstützt auch eine sichere Übertragung von Dokumenten und medizinischen Daten während der Videosprechstunde. Ärzte können somit Befunde, Rezepte und andere wichtige Informationen sicher mit ihren Patienten teilen.

Kosten

Kostentechnisch ist Doctolib sowohl transparent als auch absolut fair, was die Höhe der Gebühren betrifft. Grundsätzlich gibt es nur ein Paket, das bereits sämtliche Leistungen erhält. Wie viel dieses Paket kostet, hängt vom Fachgebiet der jeweiligen Praxis ab:

• Arzt- und Zahnarztpraxen: 139 Euro/Monat
• Osteopathie/ Psychotherapie: 139 Euro/Monat
• Physiotherapie: 129 Euro/Monat
• Heilpraktiker:innen: 119 Euro/Monat
• Radiologien: 199 Euro/Monat
• Krankenhäuser/Kliniken: Auf Anfrage

Vor- und Nachteile

Mit seiner umfangreichen Funktionalität ist Doctolib definitiv einer der stärksten Anbieter auf dem Markt. Wie viel Nutzen die einzelnen Tools tatsächlich bringen und ob die Plattform als ganzes zu Eurer Praxis passt, hängt aber immer vom Einzelfall ab. Schauen wir uns daher die Vor- und Nachteile von Doctolib noch einmal im Überblick an:

Vorteile

• Sehr hohe Reichweite
• Weniger Telefonate
• Vereinfachung der Praxisabläufe
• Weniger Terminausfälle durch automatische Erinnerungen
• Gute Mobile Zugänglichkeit
• Videosprechstunden

Ganz klar ist Doctolib mit weitem Abstand die Nummer 1, wenn es darum geht, einen möglichst großen Patientenstamm zu erreichen. Die Nachfrage spricht für sich: Derzeit nutzen über 19 Mio. Patienten monatlich Doctolib, um ihre Arzttermine zu buchen und die Zahl der Nutzer nimmt monatlich zu. Der Patientenstamm bei Doctolib ist also so groß, dass es auch eine Frage der Wettbewerbsfähigkeit ist, ob Ihr die Plattform nutzen solltet oder nicht.

Aber auch in der eigentlichen Funktionalität lässt Doctolib absolut nichts zu wünschen übrig. Die Plattform reduziert deutlich die Notwendigkeit für Telefonate, was nicht nur die Effizienz der Praxis steigert, sondern auch den administrativen Aufwand erheblich verringert. Damit habt Ihr mehr Zeit, Euch auf die direkte Patientenversorgung zu konzentrieren, anstatt Zeit am Telefon zu verbringen. Hinzu kommt, dass Ihr durch die automatische Erinnerungsfunktion die Zahl der No-Shows auf ein Minimum reduziert.

Schließlich profitieren dank einer eigenen App sowohl Ärzte als auch Patienten von einer guten mobilen Zugänglichkeit. Denn mittlerweile werden über ein Drittel aller Online-Termine über ein Mobilgerät gebucht. Mit Doctolib macht Ihr also den Buchungsprozess für Patienten bequemer und attraktiver.

Nachteile

• Datenschutzbedenken
• Geringere Verweildauer auf der eigenen Website
• Keine Bewertungen

Da sämtliche Informationen auf den Servern von Doctolib gespeichert werden, bestehen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und Vertraulichkeit von Patientendaten. Trotz der Einhaltung der Datenschutzstandards ist dies insbesondere für Gesundheitsdienstleister ein wichtiger Punkt. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt es sich, dass Ihr selbst Eure Patienten über diesen Punkt und ihre diesbezüglichen Rechte zusätzlich aufklärt.

Ein weiterer Nachteil ist die geringere Verweildauer der Patienten auf der eigenen Praxiswebsite, da die Buchung und andere Interaktionen direkt über Doctolib erfolgen. Das kann dazu führen, dass weniger Traffic auf die eigene Website gelenkt wird, was langfristig die Sichtbarkeit und das Marketing der eigenen Internetseite beeinträchtigt.

Zudem bietet Doctolib keine Möglichkeit für Patienten, den jeweiligen Arzt nach dem Termin zu bewerten. Einigen Ärzten mag dies nachteilhaft erscheinen, allerdings hat sich Doctolib bewusst gegen eine Bewertungsfunktion entschlossen, um möglicherweise ungerechtfertigte oder schädliche Bewertungen zu vermeiden.

Fazit

Unser Ansicht nach ist Doctolib zu Recht der unangefochtene Marktführer unter den Online-Termin-Lösungen. Die Plattform ist so beliebt, dass es für viele Patienten ein Kriterium bei der Arztwahl ist, ob der betreffende Arzt bei Doctolib ist oder nicht. Die Weiterleitung der eigenen Patienten auf ein externes Portal ist zwar nicht gerade förderlich für das Marketing der eigenen Internetseite - da Ihr mit Doctolib aber auf einen Schlag Zugang zu über 19 Mio. Patienten erhaltet, ist dieser Nachteil nahezu redundant.

Hinzu kommt, dass der Umfang wirklich keine Wünsche offen lässt und in seiner Funktionalität teilweise auch über die reine Buchung von Terminen hinausgeht. Insgesamt tut ihr mit Doctolib also nicht nur Euch und Eurem Praxispersonal einen Gefallen, sondern macht Euch für neue und bestehende Patienten attraktiver.

Erfahrungen mit Doctolib – Der Praxis-Test

Erfahrungs-Bericht folgt…

Bilder & Videos: So sieht Doctolib in der Praxis aus

Bilder:

Zum Vergrößern einfach das jeweilige Bild anklicken.

Videos:

Hier erklärt Doctolib selber alle Funktionen und Möglichkeiten, die Praxen im Bereich Terminmanagement mit Doctolib haben.

Quelle: https://www.doctolib.de/

Eure Kommentare (Erfahrungen, Bewertungen & Fragen) zu Doctolib

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