Ist dubidoc die richtige Software zur (Online-)Terminbuchung in eurer Praxis? Mit den Inhalten auf dieser Seite helfen wir euch dabei, diese Frage fundiert beantworten zu können!
Hier geht es zur Übersicht der Online-Terminplaner für die Arztpraxis.
dubidoc – Alle Inhalte im Überblick
Die wichtigsten Fragen zu dubidoc
Wir haben dem Software-Hersteller, der Takuta GmbH, 16 Fragen zum Online-Terminmanagement mit dubidoc gestellt. Hier sind die Antworten:
Kurz-Vorstellung
1) Bitte beschreiben Sie Ihre Software / Ihr Tool in 3 Sätzen.
dubidoc ist ein benutzerfreundlicher, webbasierter Online-Kalender, der dem Praxisalltag nachhaltig erleichtert. Dank automatisierter
Prozesse haben Ärzte und Therapeuten wieder mehr Zeit für den direkten Arzt-Patienten-Kontakt ohne dabei die Hoheit über die Prozesse abgeben zu müssen. Unsere Software sorgt so für eine Entlastung und steigert die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis nachhaltig.
2) Welche Probleme löst Ihre Software / Ihr Tool und für wen?
dubidoc ermöglicht Praxen die Digitalisierung im eigenen Tempo. Die Software sorgt dafür, dass wertvolles Praxispersonal mehr Zeit für die Patientenversorgung hat und die Wirtschaftlichkeit der Praxis erhöht wird. Patienten und Praxen profitieren von einer einfachen wie auch komfortablen Terminbuchung.
3) Welche Vorteile hat Ihre Software / Ihr Tool gegenüber alternativen Produkten am Markt?
dubidoc wurde von Ärzten für Ärzte entwickelt. Aufgrund der langjährigen Erfahrung in der Gesundheitsversorgung kennt dubidoc die Workflows der Mitarbeiter und die Kommunikationswege mit den Patienten sowie vernetzten medizinischen Einheiten. Die Software ist modular aufgebaut und lässt sich durch Schnittstellen nahtlos mit vielen PVS wie auch weiteren Digital Health Tools verbinden. Der Fokus von dubidoc liegt auf der einfachen und intuitiven Nutzung unserer Software, sodass keine langwierigen Schulungen nötig sind.
Darüber hinaus ist dubidoc keine klassische Terminplattform, sondern unterstützt Ärzte dabei Ihre Unabhängigkeit zu bewahren und ihre eigene Präsenz im Internet zu stärken. Patienten werden bei dubidoc daher nicht über eine App an der Webseite der Praxis vorbeigeführt.
Auf den Inhalt kommt es an – Fragen zu Funktionen & Funktionsweise
4) Wo bucht der Patient den Termin – über die Plattform Ihrer Software / Ihres Tools oder über die Website der Praxis, die Ihre Software / Ihr Tool nutzt? Oder ist beides möglich?
Über die Website der Praxis. Zusätzlich ist eine Buchung über unsere Website möglich.
5) Wie kommen die Termine in der Praxis an? Beinhaltet Ihre Software / Ihr Tool eine eigene Terminkalender-Software für die Praxis oder werden die Termine in andere Praxis-Terminplaner oder PVS (Praxisverwaltungssysteme / Praxissoftwares) eingespeist? Welche Schnittstellen gibt es hierfür?
dubidoc ist der führende Kalender in der Praxis. Eine doppelte Terminverwaltung ist somit nicht notwendig. Das hat den Vorteil, dass sowohl online vereinbarte Termine als auch durch die Praxis eingetragene Termine stets synchron sind und es zu keinen Doppelbuchungen kommen kann. Durch die in dubidoc integrierten Schnittstellen können die Nutzer mit einem Klick zwischen dubidoc und dem PVS wechseln.
6) Bitte beschreiben Sie den Ablauf der Terminbuchung über Ihre Software / Ihr Tool aus der Sicht der Praxis.
Durch die smarte, automatische Terminfindung, sparen MFAs enorm Zeit an der Anmeldung oder am Telefon. So finden Praxen nach eigenen Vorgaben immer den optimalen Termin ohne selbst im Kalender blättern zu müssen. Falls Praxen die manuelle Terminvergabe direkt über den Kalender bevorzugen, ist dies ebenso möglich.
7) Bitte beschreiben Sie den Ablauf einer Terminbuchung über Ihre Software / Ihr Tool aus der Sicht des Patienten.
Die Online-Buchung eines Termins durch Patienten erfolgt über den Web-Browser und ist sogar ohne das Registrierungspflicht auf dubidoc möglich. Dies wird über eine spezielle Gastbuchung ermöglicht, die die Echtheit des Patienten verifiziert und verbindliche Terminbuchungen für die Praxis garantiert.
Im Terminbuchung werden durch den Patienten lediglich für die Terminauswahl notwendige Angaben gemacht auf deren Basis dem Patienten passende Termine zur Buchung angeboten werden. Dabei entscheidet die Praxis stets, welche Terminslots und Besuchsgründe zur Buchung angeboten werden.
8) Können Terminerinnerungen an Patienten versendet werden? Wenn ja, über welche Kanäle?
Ja, Terminerinnerungen können via E-Mail oder SMS an die Patienten versendet werden.
9) Welche zusätzlichen Funktionen (neben der Terminplanung) bietet Ihre Software / Ihr Tool?
dubidoc bietet neben der Terminplanung durch die Praxis zahlreiche weitere Funktionen:
Online-Terminbuchung, Terminerinnerung, No-Show Features zur Reduzierung von Terminausfällen, Kontingentierung von Arbeitszeiten zur Steuerung von Patientenströmen, virtuelles Wartezimmer, Schnittstelle zu allen gängigen PVS, zentrale Steuerung von Standorten & Behandlern, Überweiser-Netzwerk, Self-Check-In , Ressourcen-Management, Videosprechstunde
Das Drumherum – Technik, Support & Datenschutz
10) Inwiefern kann Ihre Software / Ihr Tool auch mobil (am Handy) genutzt werden?
dubidoc kann von Patienten im kompletten Umfang selbstverständlich auch mobil genutzt werden.
11) Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?
Es gibt keine technischen Einschränkungen, insofern ein aktueller Browser auf dem Betriebssystem installiert ist. Dies sollte allein aus Sicherheitsgründen immer gegeben sein.
12) Wie läuft die Einrichtung ab? Welche Schritte müssen erfolgen, damit die Praxis mit Ihrer Software / Ihrem Tool durchstarten kann? Gibt es ggf. eine kostenlose Testversion oder einen besonderen Einrichtungs-Service seitens des Anbieters?
dubidoc wird in der Praxis durch Produkt-Experten eingerichtet. Dank unseres „One-Click-Onboardings“ steht die Praxis dabei keine Minute still. Die Konfiguration von dubidoc wird gemeinsam mit dem Fachpersonal in der Praxis abgestimmt und durchgeführt. Die Berücksichtigung der Bedürfnisse der Praxis führen dazu, dass die Nutzung der neuen Software sich problemlos in den bestehenden Praxisalltag einfügt. dubidoc ist übersichtlich, benutzerfreundlich und einfach zu bedienen, sodass Schulungen auch mit vielen Mitarbeitern lediglich ungefähr eine Stunde dauern. Danach können die Mitarbeiter sofort mit dubidoc starten.
13) Welchen Support / Kundenservice können die Anwender Ihrer Software / Ihres Tools erwarten? Welche Hilfe gibt es, wenn Probleme auftreten?
Bei Problemen oder Rückfragen steht unseren Kunden immer ein unmittelbarer, persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung. dubidoc weiß um die Bedeutung des reibungslosen Terminmanagement in Praxen, weshalb wir großen Wert auf einen Customer-Support mit kurzen Reaktionszeiten legen - sowohl telefonisch als auch direkt aus der Software heraus. Zudem finden unsere Kunden auch im Helpcenter ausführliche Beschreibungen unserer Software.
14) Wie ist Ihre Software / Ihr Tool beim Thema Datenschutz aufgestellt?
Alle Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum, das nach ISO 27001 (IT-Sicherheit) zertifiziert ist, gespeichert. Zu den Sicherheitsvorkehrungen zählen u.a. strenge Zutrittskontrollen, eine Notstromversorgung sowie redundante Netzwerkanbindungen. Die Einhaltung aktueller europäischer Datenschutzrichtlinien (DSGVO) wird von dubidoc genauso geachtet wie auch auf eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung. Die Überwachung der Datensicherheit erfolgt auf mehreren Ebenen und wird von ausgewiesenen Fachexperten verantwortet. Eine Netzwerk-Verfügbarkeit von 99,95 Prozent wird garantiert.
dubidoc legt großen Wert auf Datenschutz und Datensparsamkeit. Daher verzichtet dubidoc in allen sensiblen Bereichen (Terminbuchung durch Patienten wie auch im gesamten Praxis-Bereich) auf den Einsatz von externen Tracking-Tools.
Die nackten Zahlen – Preise & Konditionen
15) Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software / Ihres Tools und welche Kündigungsfristen gelten?
Die Preisgestaltung wird aktuell überarbeitet.
Empfehlungen zum Abschluss
16) Um es zum Schluss nochmal zusammenzufassen: Welcher konkreten Zielgruppe legen Sie Ihre Software / Ihr Tool ans Herz – und welchen Praxen ggf. eher weniger?
dubidoc ist die optimale Lösung für Ärzte aller Fachgruppen und Therapeuten, die Ihr Fachpersonal entlasten, die Wirtschaftlichkeit erhöhen und das Tempo der Digitalisierung selbst steuern möchten.
Unsere Recherche zu dubidoc
dubidoc gehört zu den neueren Anbietern auf dem Markt für Terminmanagement-Anwendungen für Ärzte. Das 2016 von Gründerin Shabnam Fahimi-Weber ins Leben gerufene Startup gibt sich dementsprechend modern.
Neben klassischen Funktionen zur Buchung, Planung und Verwaltung von Arztterminen fährt der Anbieter mit KI-gestützten Tools auf, die Arbeitsabläufe in der Praxis automatisieren und optimieren sollen. Damit will dubidoc gezielt Praxen helfen, den größtmöglichen aus der Digitalisierung zu ziehen.
Wie gut ist der Ansatz von dubidoc wirklich und welche Vorteile bringt die Nutzung der Software? In diesem Artikel zeigen wir Euch unsere dubidoc Erfahrungen, stellen alle wichtigen Funktionen und Eigenheiten des Tools vor und nehmen die Vor- und Nachteile des Tools genauer unter die Lupe.
Wie funktioniert dubidoc?
Ähnlich wie andere Portale zur Terminverwaltung baut dubidoc auf einer eigenen Web-Plattform auf. Dort können Patienten den gewünschten Arzt finden und bei diesem anschließend einen Termin buchen.
Im Gegensatz zu Alternativen wie etwa arzttermine.de oder doctolib muss der Arzt bereits vorher bekannt sein. Denn die Suche erlaubt nur die Eingabe des Praxis- oder Arztnamens. Nach Fachrichtungen und Gebieten lässt sich nicht suchen. Das bedeutet, dass Ihr mit den anderen Praxen auf dubidoc nicht direkt in Konkurrenz tretet. Zusätzlich zum eigenen Portal gibt es auch die Möglichkeit, den Online Terminkalender auf der eigenen Website zu integrieren.
Gebuchte Termine lassen sich einfach über das Nutzerkonto des jeweiligen Arztes auf der Plattform verwalten. Dafür gibt dubidoc seinen Nutzern eine Vielzahl an Funktionen an die Hand:
- Online Terminvergabe und - Planung
- Kalender
- Videosprechstunde
- Terminerinnerungen
- Wartezeitprognosen
- Digitale Überweisungen
- Statistiken zu Terminen
Besonders modern zeigt sich dubidoc bei der Implementierung KI-gestützter Features. So erstellt das Programm beispielsweise selbstständig intelligente Wartezeitprognosen und Statistiken. Durch diese Kombination grundlegender Terminverwaltungsfunktionen und erweiterten KI-Tools erzielt dubidoc eine spürbare Entlastung des Praxisteams.
Funktionen & Bewertungskriterien für Praxis-Terminplaner-Tools: Wie schneidet dubidoc ab?
dubidoc liefert einen soliden und interessanten Ansatz, um das Terminmanagement umzusetzen und muss sich vor Unternehmen, die bereits etwas länger auf dem Markt sind, nicht verstecken. Was den Umfang betrifft, lässt der Hersteller keine Wünsche offen - wie gut die Features im Einzelnen umgesetzt sind und für welche Art von Praxis sie sich eignen, zeigt sich, wenn wir uns die Kernfunktionen genauer ansehen.
Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen
Die meisten Praxen sollten bei der Synchronisierung zwischen dubidoc und dem PVS-System kein Problem haben. Denn das Tool verfügt über eine Schnittstelle, die mehr als 30 AIS- und PVS-Systeme unterstützt. Damit sind alle heutzutage gängigen Systeme abgedeckt.
Über die Schnittstelle wird der praxiseigene Kalender mit dubidoc laufend aktualisiert - Doppelbuchungen sind damit unmöglich. Auch Patientendaten übernehmt Ihr so mit einem Klick zwischen beiden Systemen. Besonders praktisch ist, dass sich die Patientenakte in Eurem PVS automatisch öffnet, sobald Ihr auf die Informationen des jeweiligen Patienten in dubidoc klickt.
Terminerinnerungen
dubidoc erinnert Patienten an Termine, die über das Portal oder das Website-Modul gebucht wurden. Dazu versendet die Software automatisch Benachrichtigungen per Email und SMS. Dass ein Patient seinen Arzttermin vergisst, ist also so gut wie ausgeschlossen.
Sollte es trotz Erinnerung zu einem Terminausfall kommen, punktet dubidoc mit einer Reihe zusätzlicher No-Show-Features. Denn Ihr habt die Möglichkeit, Markierungen, Vermerke, Ausfallhonorarregelungen und Sperrungen von säumigen Patienten vorzunehmen. Damit geht dubidoc noch einen Schritt weiter als die meisten anderen Anbieter.
Support
Für technische Probleme oder Fragen hat dubidoc eine eigene Support-Hotline eingerichtet. Diese ist unter 0201-838860-31 Montags bis Freitags von 8-17 Uhr erreichbar. Für schriftliche Anfragen steht der Kundenservice unter support@dubidoc.de zur Verfügung.
Neben den direkten Kontaktmöglichkeiten bietet dubidoc seinen Kunden auch eine umfangreiche FAQ-Sektion. Die wichtigsten Fragen rund um die Software sind dort bereits beantwortet, sodass sich einfachere Probleme auch im Alleingang lösen lassen.
Datenschutz
Das Thema Datenschutz ist bei dubidoc ein zweischneidiges Schwert. Denn der Anbieter selbst pflegt allem Anschein nach zwar einen sehr professionellen Umgang mit den Daten von Patienten und Ärzten, allerdings gibt es bei der Sicherheit gegen Hacker noch Verbesserungspotenzial.
Denn: Erst Anfang 2024 hat eine Untersuchung Chaos Computer Clubs eine massive Sicherheitslücke bei dubidoc aufgespürt. Hacker, die sich durch diese Lücke auf die Datenbank Zugriff verschafft haben, sollen laut CCC an die Datensätze von knapp 1 Mio. Patienten gekommen sein.
Dieser Fall ist allerdings bei weitem nicht der einzige in der Branche. Zahlreiche Anbieter im Bereich der Terminmanagement-Software für Ärzte hatten in der Vergangenheit bereits mit dem ein oder anderen Datenleck zu kämpfen. Es handelt sich hier unserer Erfahrung nach vielmehr um eine systemische Herausforderung der Digitalisierung.
Risiken dieser Art lässt sich nur durch mehr Fortschritt in der zugrundeliegenden Sicherheitstechnologie begegnen. dubidoc hat als Reaktion auf die Datenpanne Verantwortung übernommen und laut eigenen Angaben umfassende Sicherheitsupdates und Verbesserungen durchgeführt. Da dubidoc ansonsten einen sehr glaubwürdigen Eindruck als moderner und verantwortungsbewusster Anbieter macht, ist davon auszugehen, dass Patientendatensätze künftig sicherer sein werden.
Terminarten
Für verschiedene Terminarten kann der Arzt selbst die angebotenen Behandlungstypen festlegen, aus denen Patienten auswählen. Parallel dazu muss der Patient eine Reihe an Fragen zu Versicherungs- und Patientenstatus (Neupatient oder Bestandspatient) beantworten. Erst, wenn diese Angaben vorliegen, wird er zum Kalender weitergeleitet, um den Termin zu buchen.
Damit erhält der Arzt bereits im Vorfeld alle grundlegenden Informationen, um den Termin entsprechend zu planen. Zudem bietet dubidoc auch ein Kombitermin-Feature, mit dem sich mehrere Termine in einem zusammenfassen lassen.
Mobile Zugänglichkeit
Bei der mobilen Nutzung ist dubidoc nicht ganz so stark, wie man es sich von einem modernen Anbieter wünschen würde. Denn eine eigene App gibt es weder für Ärzte noch Patienten. Allerdings ist die Website bestens für mobile Geräte optimiert. Sämtliche Funktionen lassen sich damit wie auf dem PC komfortabel ansteuern und Patienten können so ihren Arzttermin auch bequem unterwegs buchen.
Videosprechstunde
Die Videosprechstunde ist eine der gefragtesten Funktionen von dubidoc, die über das Terminmanagement hinausgehen. Damit lassen sich Beratungen und Follow-up-Gespräche direkt über das Portal führen. Vor allem bei Patienten mit eingeschränkter Mobilität oder Terminen, die keine physische Präsenz erfordern, ist diese Funktion sehr sinnvoll und zeitsparend.
Preise
In puncto Kosten hält dubidoc es recht übersichtlich. Denn es gibt nur zwei Pakete, aus denen Ihr auswählen müsst. Die Grundversion kostet 129 Euro pro Monat und enthält die wichtigsten Features:
- Digitaler Praxis-Kalender
- Schnittstelle zum PVS
- Onlline Terminbuchung
- Zuweiser-Funktion
- Kombi-Termine
- Videosprechstunde
Für größere Praxen, MVZ und Kliniken gibt es ein erweitertes Paket. Hier gibt es Zusatzfunktionen wie Erinnerungen und No-Show-Features. Es handelt sich dabei aber um ein maßgeschneidertes Paket handelt. Deswegen gibt es Preise dafür nur auf Anfrage.
Vor- und Nachteile
Insgesamt liefert dubidoc ein recht positives und vor allem modernes Bild ab. Um die Software aber mit anderen Anbietern zu vergleichen, solltet Ihr die Vor- und Nachteile des Anbieters genau im Blick haben.
Vorteile
- Automatisierung
- Wartezeitprognosen
- Gute Integration mit Praxisverwaltungssystemen
- Erweiterte Kommunikationsfunktionen
- Detaillierte Statistiken und Berichte
Der größte Pluspunkt von dubidoc ist unser Ansicht nach der allgemein sehr moderne und teilweise KI-gestützte Ansatz. Durch die Automatisierung der Terminplanung und -verwaltung vereinfacht dubidoc die täglichen Abläufe in medizinischen Praxen erheblich und sorgt für mehr Effizienz.
Mit Funktionen wie Terminerinnerungen per E-Mail und SMS sowie der Möglichkeit zur Videosprechstunde trägt dubidoc zu einer effektiveren Kommunikation zwischen Arzt und Patient bei und sorgt so für eine bessere Patientenbindung. Darüber hinaus bietet die Plattform umfassende Analysen und Statistiken, bei denen die Vorteile der KI-Technologie voll zum Tragen kommen.
Besonders gut haben uns die automatischen Wartezeitprognosen gefallen. Dieses Feature bietet vor allem mehr Komfort für den Patienten, da er so besser planen und eventuelle Wartezeiten minimieren kann.
Nachteile
- Sicherheitslücken in der Vergangenheit
- Fehlende mobile App
- Terminerinnerungen nicht im Basispaket enthalten
Verbesserungspotenzial sehen wir bei dubidoc vor allem bei der Datensicherheit. Das Datenleck von Anfang 2024 zeigt, wie verwundbar Patientendaten im digitalisierten Zeitalter sind. Wie bereits erwähnt ist dies aber eine branchenweite Herausforderung und wir finden, dass dubidoc im Vergleich zu anderen Anbietern wesentlich besser und offener auf entsprechende Kritik reagiert hat, weshalb wir hierin kein Ausschlusskriterium sehen.
Die fehlende App kann für mobile Nutzer eine Hürde darstellen. Zwar ist die mobil optimierte Website mit Smartphones und Tablets vollständig kompatibel, aber eine App könnte Funktionen wie Push-Benachrichtigungen für Terminerinnerungen oder einfacheren Zugriff auf Praxisfunktionen bieten, was die Nutzererfahrung deutlich verbessern würde.
Schließlich ist die Tatsache, dass Terminerinnerungen nicht im Basispaket enthalten sind, etwas befremdlich. Diese Funktion gehört unserer Ansicht nach zum Standard-Repertoire einer jeden Terminbuchungs-Software. Dass dubidoc dieses Feature nur im erweiterten Paket bietet, dessen Preis zudem nur auf Anfrage erhältlich ist, könnte kleinere Praxen abschrecken.
Fazit
Insgesamt bietet dubidoc ein umfassendes Paket für medizinische Einrichtungen, die ihre Terminverwaltung modernisieren möchten. Unsere Bewertung ist daher überwiegend positiv.
Der Anbieter präsentiert sich als eine fortschrittliche und innovative Lösung im Bereich der Online-Terminmanagement-Tools für medizinische Praxen. Das selbst gesetzte Ziel, Praxen effektiv zu entlasten und Zeit zu sparen, hat dubidoc mit seiner Kombination aus traditionellen Terminbuchungsfunktionen und modernen KI-Tools unserer Ansicht nach erreicht.
Dennoch bleiben einige Punkte, insbesondere im Bereich der Datensicherheit, verbesserungswürdig. Hier vertrauen wir auf die ansonsten sehr solide Reputation des Unternehmens als innovativer und seriöser Anbieter und rechnen mit entsprechenden Updates in naher Zukunft.
Insgesamt halten wir dubidoc für eine wertvolle Ergänzung für Praxen jeder Größe, die ihrem Digitalisierungsanspruch gerecht werden möchten.
Erfahrungen mit dubidoc – Der Praxis-Test
Erfahrungs-Bericht folgt…
Bilder & Videos: So sieht dubidoc in der Praxis aus
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