Dr. Flex zur Online-Terminplanung? – Unsere Bewertung auf Basis von Gesprächen, Tests & Erfahrungen aus der Praxis

1) Bitte beschreiben Sie Ihre Software / Ihr Tool in 3 Sätzen.

Dr. Flex erleichtert den Praxisalltag durch schnelle und sichere Online-Terminbuchungen, die sich nahtlos in die Praxissoftware integrieren. Patient:innen können Termine ohne Registrierung in nur 30 Sekunden buchen, welche sich dann automatisch in die Praxissoftware eintragen, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Die Anbindung an über 25 Praxissoftware-Programme ermöglicht einen direkten Termin-Austausch ohne den Pflegeaufwand eines zweiten digitalen Kalenders.

2) Welche Probleme löst Ihre Software / Ihr Tool und für wen?

Dr. Flex löst das Problem der ineffizienten Terminplanung für Arztpraxen durch eine direkte Synchronisation zum Praxisverwaltungssystem.

3) Welche Vorteile hat Ihre Software / Ihr Tool gegenüber alternativen Produkten am Markt?

Dr. Flex bietet zahlreiche Vorteile gegenüber alternativen Produkten: Es ermöglicht eine schnelle und individuelle Terminbuchung direkt auf der Praxiswebsite, wobei die Buchungen in Echtzeit mit den Praxiskalendern abgeglichen werden, sodass kein zusätzlicher Kalender gepflegt werden muss. Dies sorgt für nahtlose Integration und reduziert den administrativen Aufwand. Die 24/7-Terminvergabe gewährleistet maximale Flexibilität und Effizienz. Dr. Flex ist zudem DSGVO-konform und SSL-verschlüsselt, was den Datenschutz sicherstellt.

4) Wo bucht der Patient den Termin – über die Plattform Ihrer Software / Ihres Tools oder über die Website der Praxis, die Ihre Software / Ihr Tool nutzt? Oder ist beides möglich?

Bei Dr. Flex ist beides möglich: der Termin kann über einen Buchungskalender, dem “Booking Widget” (Buchungskalender) auf der Website der Arztpraxis gebucht werden, die über Dr. Flex die Termine anbietet oder auf dem sogenannten “Dr. Flex-Portal”, der Plattform von Dr. Flex.

5) Wie kommen die Termine in der Praxis an? Beinhaltet Ihre Software / Ihr Tool eine eigene Terminkalender-Software für die Praxis oder werden die Termine in andere Praxis-Terminplaner oder PVS (Praxisverwaltungssysteme / Praxissoftwares) eingespeist? Welche Schnittstellen gibt es hierfür?

Zunächst zur Frage „Wie kommen die Termine in der Praxis an?“:

Die Termine, die über Dr. Flex gebucht werden, werden automatisch in den bestehenden Praxiskalender der Praxis übertragen. Es erfolgt eine nahtlose Integration in das bestehende System, sodass keine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Bezüglich der Frage „Beinhaltet Ihre Software eine eigene Terminkalender-Software für die Praxis oder werden die Termine in andere Praxis-Terminplaner oder PVS eingespeist?“:

Dr. Flex enthält keine eigene Terminkalender-Software. Stattdessen werden die Termine in bestehende Praxis-Terminplaner und Praxisverwaltungssysteme (PVS) eingespeist, sodass die Praxis weiterhin mit ihrer vertrauten Software arbeiten kann und einfach um die Funktion der Online-Terminvergabe erweitert.

Und zu guter Letzt zu der Frage „Welche Schnittstellen gibt es hierfür?“:

Dr. Flex bietet Echtzeit-Schnittstellen zu mehr als 25 der größten Praxis-Software-Programme. Diese Schnittstellen ermöglichen die automatische Übertragung und Aktualisierung von Terminen in den jeweiligen Praxisverwaltungssystemen und sorgen für eine reibungslose Integration und Synchronisierung.

6) Bitte beschreiben Sie den Ablauf der Terminbuchung über Ihre Software / Ihr Tool aus der Sicht der Praxis.

Der Buchungsprozess über Dr. Flex ist nahtlos in den Arbeitsablauf einer Praxis integriert und beginnt üblicherweise über das Booking-Widget. Dieses Widget ist sowohl auf der Praxis-Webseite als auch auf der Profilseite der Praxis im Dr. Flex-Portal eingebunden und passt sich farblich an das Design der Praxis an, sodass kein visueller Bruch entsteht.

Schnelle und einfache Buchung

Patient:innen können ohne Registrierung innerhalb von 30 Sekunden einen Termin buchen. Der Buchungsprozess ist dabei so gestaltet, dass er den Vorgaben der Praxis entspricht. Individuelle Fragen können implementiert werden, um sicherzustellen, dass der/die Patient:in der richtigen Sprechstunde zugeordnet wird.

Automatische Integration ins Praxisverwaltungssystem

Nach Abschluss der Buchung wird der Termin automatisch über Echtzeitschnittstellen in den Kalender des Praxisverwaltungssystems übertragen. Eine automatische Stammpatientenzuordnung sorgt dafür, dass bestehende Patient:innen korrekt identifiziert werden.

Booking-Manager für die Praxis

Gleichzeitig öffnet sich ein Pop-up, der sogenannte Booking-Manager. Dieser weist die Praxis auf neue Buchungen hin und dient als Controlling-Element. Hier können neue Vorgänge gesichtet und geprüft werden. Die Praxis hat die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu senden oder Termine bei Bedarf zu stornieren. Der Booking-Manager ist optional und kann deaktiviert werden, um die Terminvergabe komplett zu automatisieren.

Buchungsbestätigung und Termin-Info-Bereich für Patienten

Nach der Buchung erhält der/die Patient:in eine Buchungsbestätigung und Zugang zu einem gesicherten Termin-Info-Bereich. Hier findet er alle relevanten Informationen zum Termin, einschließlich allgemeiner Hinweise, Anamnesebögen, Videos, benötigter Unterlagen oder Kostenhinweise. So kommt der/die Patient:in bestens vorbereitet in die Praxis und der Termin kann ohne weitere Verzögerungen beginnen.

Fazit

Der Buchungsprozess mit Dr. Flex ist effizient und vollständig automatisiert, wodurch die Praxis entlastet und der Patient optimal vorbereitet wird.

7) Bitte beschreiben Sie den Ablauf einer Terminbuchung über Ihre Software / Ihr Tool aus der Sicht des Patienten.

Der Ablauf der Terminbuchung mit Dr. Flex ist extrem einfach und dauert nur 30 Sekunden. Dank der optimierten Benutzeroberfläche und der kontinuierlichen Verbesserung der Buchungsstrecke über Jahre hinweg, müssen sich Patient:innen nicht registrieren, um einen Termin zu vereinbaren. Dies ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Terminbuchung, die den gesamten Prozess für den/die Patient:in stressfrei und effizient gestaltet.

Start auf der Praxis-Homepage oder Dr. Flex-Profilseite:
● Der/die Patient:in beginnt auf der Homepage der Praxis oder der Dr. Flex-Profilseite der Praxis im Dr. Flex Portal.

Auswahl des Buchungskalenders:
● Der/die Buchende wählt den Online-Terminvereinbarungs-Button aus, der den Dr. Flex-Buchungskalender in den Praxisfarben und individuell angepasst öffnet.

Wahl der Sprechstunde und Terminart:
● Der/die Patient:in wählt die gewünschte Sprechstunde und Terminart aus und kann bei Bedarf auch den/die passende:n Behandler:in auswählen.

Angabe persönlicher Daten:
● Der/die Patient:in gibt persönliche Daten wie Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Telefonnummer an.

Beantwortung individueller Fragen:
● Falls erforderlich, beantwortet der/die Patient:in weitere individuelle Fragen der Praxis. Diese Fragen werden mittels Next-Step-Technologie gestellt, wodurch immer nur die nächste Frage angezeigt wird, um eine hohe Conversion-Rate zu gewährleisten.

Verifikation und Buchungsbestätigung:
● Es erfolgt die TAN-Verifikation oder die Buchungsbestätigung per Code an die Handynummer der/des Patient:in.

Termin-Info-Bereich:
● Der/die Patient:in erhält Zugang zu einem individuellen Termin-Info-Bereich, der gesichert hinter dem Geburtsdatum der/des Patien:in und einem verschlüsselten Link aufrufbar ist. Hier kann der/die Patient:in den Termin verwalten, verschieben, absagen und weitere Termin-Infos einsehen.

Kalendereintrag per ICS-File:
● In der Bestätigungs-E-Mail ist ein ICS-File integriert. Dieses File trägt den Termin automatisch in den digitalen Kalender der/des Patient:in ein. Dadurch wird ein zusätzlicher Erinnerungskanal geschaffen, der neben der SMS und der E-Mail für eine höhere Termintreue sorgt und den Patient:innen nochmals an den Termin erinnert.

Erinnerungen und Termin-Management:
● Der/die Patient:in erhält 48 Stunden vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail und zusätzlich eine Erinnerungs-SMS. Diese Nachrichten bieten nochmals die Möglichkeit, alle Infos einzusehen, was die Termintreue erhöht.

8) Können Terminerinnerungen an Patienten versendet werden? Wenn ja, über welche Kanäle?

Ja, Terminerinnerungen können automatisch an Patient:innen versendet werden, und das ist Standard: sowohl per SMS als auch per E-Mail. Zusätzlich wird der Termin automatisch in den digitalen Kalender (Google, Apple und Outlook etc.) des Patienten/der Patientin eingetragen, was zusätzlich für eine höhere Compliance sorgt.

9) Welche zusätzlichen Funktionen (neben der Terminplanung) bietet Ihre Software / Ihr Tool?

10) Inwiefern kann Ihre Software / Ihr Tool auch mobil (am Handy) genutzt werden?

Jederzeit, das Booking Widget von Dr. Flex ist responsive und extra für mobile Geräte optimiert.

11) Welche technischen Einschränkungen gibt es gegebenenfalls? Müssen bestimmte Betriebssysteme / Browser / Hardware benutzt werden?

Technische Voraussetzungen für Dr. Flex

Dr. Flex besteht im Wesentlichen aus zwei Komponenten:

PVS-Connector: Dieser wird auf dem Praxis-Server installiert und erfordert einen Windows-Server, der mindestens neuer als die Version 2012 ist.

Client-Software: Dr. Flex wird über eine Client-Software betrieben, die mit Windows kompatibel ist. Zukünftig wird diese Software auch für Mac verfügbar sein. Zudem ist die Anwendung auch über die gängigen Webbrowser aufrufbar.

Dr. Flex unterstützt die Verbindung mit 25 verschiedenen Betriebssystemen, wobei die Ausbaustufen der Schnittstellen variieren können.

12) Wie läuft die Einrichtung ab? Welche Schritte müssen erfolgen, damit die Praxis mit Ihrer Software / Ihrem Tool durchstarten kann? Gibt es ggf. eine kostenlose Testversion oder einen besonderen Einrichtungs-Service seitens des Anbieters?

Die Einrichtung von Dr. Flex erfolgt schnell und effizient und dauert im Optimalfall nicht länger als einen halben Tag:

1. Installationstermin (remote)
○ Einrichtung der Schnittstelle auf dem Praxiserver.
○ Installation der Dr. Flex-Clients auf Empfangs- oder Praxisrechnern.

2. Individuelle Konfigurationen
○ Anlegen buchbarer Behandler.
○ Festlegen der Online-Zeiten.
○ Individualisierung der Buchungsprozesse.

3. Online-Schaltung
○ Start des Praxisprofils auf dem Dr. Flex-Portal.
○ Integration des Booking-Widgets in der Praxis-Farbe auf der Webseite durch die eigene Web-Agentur oder Dr. Flex-Entwickler:innen.

Das Tool ist somit innerhalb weniger Stunden einsatzbereit und erfordert keine umfangreichen Personalschulungen.

13) Welchen Support / Kundenservice können die Anwender Ihrer Software / Ihres Tools erwarten? Welche Hilfe gibt es, wenn Probleme auftreten?

Dr. Flex bietet einen umfassenden Kundenservice durch ein internes Support-Team. Anwender:innen können schnelle Hilfe erwarten, da Anfragen innerhalb von etwa 30 Minuten beantwortet werden. Es gibt keine langen Warteschlangen am Telefon, und Anwender:innen sprechen immer mit echten Menschen. Dies ermöglicht es den Praxen, ungestört weiterzuarbeiten, während Probleme effizient gelöst werden.

14) Wie ist Ihre Software / Ihr Tool beim Thema Datenschutz aufgestellt?

Dr. Flex ist sehr umfassend auf den Datenschutz ausgerichtet und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Die Software verwendet SSL-verschlüsselte Datenübertragung und Speicherung, um die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.

Darüber hinaus werden von Dr. Flex keine Daten von Patient:innen ausgelesen, die dem nicht zugestimmt haben.

Alle Daten werden ausschließlich auf sicheren Servern in Deutschland mit dem C5-Testat des BSI gespeichert.

Dies garantiert höchsten Schutz und Vertraulichkeit der Patientendaten.

15) Wie ist die Preisgestaltung Ihrer Software / Ihres Tools und welche Kündigungsfristen gelten?

Dr. Flex bietet ein einfaches Abo-Modell, welches jederzeit kündbar ist und keine Vertragslaufzeiten hat – es besteht also keinerlei Risiko.

Es gibt zwei Tarifklassen: zum einen den “Starter-Tarif” ab 39 € für Einsteiger und den “Flat-Tarif” ab 99 € im Monat. Der Starter Tarif ist ein “pay per use“-Modell, bei dem pro Online-Terminbuchung gezahlt wird, im Flat-Tarif sind alle Buchungen inklusive.Zwischen den Tarifklassen kann monatlich gewechselt werden.

16) Um es zum Schluss nochmal zusammenzufassen: Welcher konkreten Zielgruppe legen Sie Ihre Software / Ihr Tool ans Herz – und welchen Praxen ggf. eher weniger?

Unsere Online-Terminvergabe ist sinnvoll für alle Praxen, welche digital (mit einem PVS wie DS-Win, charly, etc.) arbeiten – sie ist also sowohl für kleine als auch für große Praxen und Praxen mit mehreren Standorten absolut empfehlenswert.

Selbstverständlich können auch Praxen ohne Schnittstelle, bspw. ohne digitalen Kalender, Dr. Flex nutzen. Das ist eher die Ausnahme, aber auch solche Praxen können wir onboarden.