Doctena zur Online-Terminplanung? – Unsere Bewertung auf Basis von Gesprächen, Tests & Erfahrungen aus der Praxis

Unsere Recherche zu Doctena

Doctena, ehemals Doxter, gehört neben Doctolib und jameda zu den Marktführern im Bereich der Online Terminbuchung für Ärzte. Allein in Deutschland wird das Tool von über 10.000 registrierte Ärzten genutzt und kann mehr als 1,5 Mio. Buchungen pro Monat vorweisen. Auch international ist der Anbieter sehr gut aufgestellt, was sich an den mehr als 55 gesprochenen Sprachen zeigt.

Welche Faktoren sprechen also dafür, Doctena auch in Eurer Praxis zu nutzen? In unseren Doctena Erfahrungen haben wir uns genauer mit dem Anbieter beschäftigt und zeigen Euch sämtliche Features, Vor- und Nachteile und Kostenmodelle des Tools.

Wie funktioniert Doctena?

Für die Terminvergabe und -Buchung führt Doctena ein hauseigenes Portal (zu finden unter www.doctena.com/de/), auf dem Ärzte ein öffentliches Profil mit eigenem Terminkalender erstellen können. Gefunden werden kann ein Arzt über die Suche, wo der Patient entweder direkt nach dem Namen der Praxis/des Arztes oder allgemein nach Fachrichtung, Standort und Sprache suchen kann. Zusätzlich gibt es eine Filterfunktion für Videosprechstunden.

Alternativ lässt sich der komplette Dienst auch auf der eigenen Website einbinden. In beiden Fällen erscheinen die gebuchten Termine im Doctena Konto und werden zudem über eine Schnittstelle mit dem Kalender des praxisinternen PVS synchronisiert. Wenn gewünscht, lässt sich auch ein Zahlungskanal einrichten, über den der Patient per Kreditkarte im Voraus für kostenpflichtige Leistungen bezahlen kann.

Funktionen & Bewertungskriterien für Praxis-Terminplaner-Tools: Wie schneidet Doctena ab?

Doctena legt Wert auf eine möglichst vollständige Toolbox. Die Bandbreite an Funktionen geht daher über die bloße Terminbuchung hinaus. Sehen wir uns im Folgenden also genauer an, was die Software für Kunden auf Lager hat.

Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen

Doctena verfügt über eine Schnittstelle, mit der alle derzeit gängigen Systeme kompatibel sind. Darüber werden auch sämtliche Termine, die über Doctena gebucht werden automatisch mit dem PVS-Kalender abgeglichen.

Dies stellt sicher, dass es keine Doppelbuchungen oder anderweitige Konflikte mit dem praxisinternen Betrieb gibt. Die Integration von Online-Terminen in das PVS erleichtert zudem das Follow-Up und die Planung weiterer Behandlungen für die Patienten.

Terminerinnerungen

Patienten, die einen Termin gebucht haben, erhalten von Doctena automatisch Erinnerungen per Email und SMS. Zu welchem Zeitpunkt und in welchen Abständen die Erinnerungen versandt werden, legt der Arzt selbst fest. Auch der Textinhalt, der auf der Erinnerung angezeigt wird, ist benutzerdefiniert. Bei der Gestaltung der Erinnerungen habt Ihr daher mehr Freiheit als bei den meisten anderen Anbietern.

Support

Sollte es Probleme oder allgemeine Fragen zum Produkt geben, leistet der Kundenservice von Doctena Hilfestellung. Dieser steht per Telefon unter der Nummer 030 609 84 965 von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr zur Verfügung.

Alternativ ist der Support auch über das Kontaktformular unter www.doctena.com/de/kontakt/ oder unter support@doctena.de per Email erreichbar. Schließlich gibt es auh eine umfangreiche FAQ-Sektion, auf der sowohl Ärzte als auch Patienten die wichtigsten Fragen zum Produkt selbstständig klären können.

Datenschutz

Was den Umgang mit Patientendaten betrifft, entspricht Doctena weitgehend den Standards, den man von einem seriösen Auftragsbearbeiter für Gesundheitsfachkräfte erwarten kann. Das bedeutet, dass sämtliche übermittelten Daten auf den Servern der Doctena Germany GmbH in Berlin mit allen erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen gespeichert werden. Zu diesen gehören unter anderem HTTPS-Vermittlung, aktuelle Verschlüsselungsprotokolle sowie regelmäßige Überprüfungen und Upgrades der Serverinfrastruktur durch externe Dienstleister.

Etwas mehr Kritik muss sich der Anbieter bei der Datenspeicherung über die App gefallen lassen. Denn im Gegensatz zum Web-Portal ist die Erstellung eines Nutzerkonto durch den Patienten zwingend erforderlich. Hinzu kommt, dass die App auch mit Google kommuniziert und dementsprechend möglicherweise Nutzerdaten weitergibt. Selbstverständlich ist dazu aber die Einwilligung des Users erforderlich.

Bewertungsfunktion

Patienten können nach dem Termin eine Bewertung für den jeweiligen Arzt abgeben. Diese Bewertungen sind für andere potenzielle Patienten sichtbar und können ihnen somit die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Praxis erleichtern.

Dabei gibt es drei Kategorien, für die jeweils separat 1 bis 5 Sterne vergeben werden können: Empfehlung, Kommunikation und Wartezeit. Zusätzlich haben Patienten die Möglichkeit, eigene Kommentare unter ihre Bewertung zu schreiben, um weitere Einzelheiten oder spezifische Erfahrungen zu teilen.

Terminarten

Um die Planung von Terminen im Voraus zu erleichtern, können Ärzte in ihrem Profil verschiedene Behandlungsarten bzw. Besuchsgründe festlegen. Grundsätzlich kann dieser Bereich auch genutzt werden, um den Patientenstatus oder Versicherungstyp zu erfragen. Die festgelegten Optionen erscheinen dann als Dropdown-Menü, aus dem der Patient eine Option auswählen muss, um die Buchung abzuschließen.

Mobile Zugänglichkeit

In puncto Mobile Usability ist Doctena dank einer eigenen App für Smartphone und Tablet sehr modern und komfortabel. Das gilt allerdings nur für Patienten, den eine eigene App für Ärzte und Mitarbeiter gibt es leider nicht. Die Website von Doctena ist allerdings vollständig mobil optimiert, sodass bei Bedarf sämtliche Verwaltungsfunktionen für die Arztpraxis auf diese Weise auch mobil angesteuert werden können.

Videosprechstunden

Abgerundet wird das moderne Angebot von Doctena durch eine Videosprechstundenfunktion. Wird ein Videotermin vereinbart, kann der Behandler einen entsprechenden Einladungslink für eine Konferenz generieren. Der Link wird dem Patienten dann automatisch per Email zugesandt. Ein Nutzerkonto muss der Patient dazu nicht zwingend anlegen, die Angabe der Email-Adresse ist ausreichend.

Ob eine Praxis Videotermine anbietet oder nicht, kann der Arzt in seinem Profil selbst festlegen. Ist die Option aktiviert, erscheint die Praxis auch bei Suchanfragen, in denen ein Patient gezielt nach Videosprechstunden filtert.

Preise

Bei der Gebührenstruktur hält Doctena es simpel und transparent. Insgesamt gibt es drei verschiedene Pakete mit unterschiedlichem Leistungsumfang und jeweils eigener Kostenstruktur.

Basic

• Kosten: 29 Euro/Monat
• Grundlegende Buchungsfunktionen
• Erinnerungsfunktion
• Integrierbares Buchungsmodul für die Praxis-Website

Smart

• Kosten: 45 Euro/Monat
• Basic-Features inklusive
• Vollständiges Online-Profil auf doctena.de
• Telesekretariat
• Buchungs- und Triage-Regeln
• Buchung spontaner Verfügbarkeiten
• Synchronisation mit externen Kalendern (Google Kalender, Apple Kalender, Microsoft Office 365, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange)

Premium

• Kosten: 69 Euro/Monat
• Smart-Features inklusive
• Videosprechstunde
• Zusatzfeatures für Ressourcen Management, personalisierte E-Mails, u.a.

Zu beachten ist, dass das Basic-Paket ausschließlich die Buchung über die eigene Website erlaubt. Erst ab der Smart-Version könnt Ihr auch das Portal und dessen Reichweite vollständig zur Buchung nutzen.

Vor- und Nachteile

Doctena gehört unter anderem deswegen zu den Top-Anbietern auf dem Markt, weil das Tool nicht nur alles bietet, was eine Praxis für ein effizientes Terminmanagement benötigt, sondern mit modernen Zusatzfunktionen auch den Anforderungen eines digitalisierten Gesundheitswesens gerecht wird. Allerdings gibt es an einigen Stellen auch Verbesserungspotenzial. Wie gut die Software nun im Vergleich zu anderen abschneidet, lässt sich daher am besten beurteilen, wenn wir uns die Vor- und Nachteile in der Übersicht ansehen.

Vorteile

• Erweiterte Funktionen
• Moderne App
• Flexible Umsetzung (Portal oder Website-Integration)
• Umfangreiche Schnittstellenkompatibilität
• Flexible Terminerinnerungen

Die größte Stärke von Doctena sehen wir in den Zusatzfeatures und einer entsprechend modernen Ausrichtung. Dank Funktionen wie zum Beispiel Videosprechstunden und Bewertungen gibt Euch das Tool einfache Mittel an die Hand, das Vertrauen und die Bindung Eurer Patienten zusätzlich zu stärken. Zusätzlichen Komfort bietet die eigene Patienten-App, die es ermöglicht, von überall aus Termine zu buchen oder zu ändern, wodurch sich die Zugänglichkeit und Flexibilität des Services deutlich erhöhen.

Auch die Flexibilität bei der Umsetzung der Buchungsfunktion gefällt uns sehr gut. Da Ihr den Terminkalender sowohl auf Eurer Website integrieren als auch das Portal des Unternehmens (und damit seine Reichweite) nutzen könnt, seid Ihr Marketing-technisch mit Doctena bestens aufgestellt.

Nachteile

• Patientenkonto für App-Nutzung erforderlich
• Datenschutzbedenken bei Mobile App
• Niedrige Reichweite

Auch wenn Doctena die mobile Zugänglichkeit insgesamt sehr gut umgesetzt hat, sehen wir hier das größte Verbesserungspotenzial. Hier geht es insbesondere um den Datenschutz. Denn dass Patienten sich ein Extra-Konto mit persönlichen Informationen für die Nutzung der App anlegen müssen, ist nicht ganz verständlich und könnte einige mobile Nutzer abschrecken.

Hinzu kommt der Austausch von Nutzerdaten zwischen der App und Google. Dabei handelt es sich zwar um eine gängige Praxis bei vielen Apps, dennoch könnte dies bei einem sensiblen Bereich wie dem Gesundheitswesen besondere Bedenken hervorrufen.

Ebenfalls zu bemängeln ist die geringe Reichweite des Portals im Vergleich zu anderen Top-Anbietern. Laut Semrush verzeichnet die Plattform gerade einmal etwa 600.000 Aufrufe pro Monat. Mit führenden Alternativen wie Doctolib (13,05 Mio. Aufrufe/Monat) oder jameda (4,74 Mio. Aufrufe/Monat) kann das Unternehmen daher (noch) nicht mithalten. Dass der Anbieter für den vollen Zugang zum Portal dennoch zwingend eines der teureren Pakete voraussetzt, erscheint angesichts dieser unterdurchschnittlichen Performance wenig sinnvoll.

Fazit

Insgesamt bietet Doctena unserer Ansicht nach ein gutes Gesamtpaket zu einem fairen Preis. Allerdings sind die niedrige Reichweite und die Datenschutzbedenken wichtige Punkte, die bedacht werden sollten. Bei Stiftung Warentest hat es aus diesem Grund nur für die Note 3,3 gereicht.

Diese Bedenken teilen wir, kommen im Gesamturteil aber zu einer etwas positiveren Bewertung. Denn die Stärken des Anbieters, wie die erweiterten Funktionen und die Flexibilität in der Integration, sind ein starkes Argument und können für viele Praxen den Ausschlag geben, das System trotz seiner Schwächen zu nutzen. Besonders in einer digitalisierten Gesundheitsbranche sind Tools wie Videosprechstunden und individuelle Terminerinnerungen von unschätzbarem Wert.

Daher ist Doctena eine überzeugende Wahl für Praxen, die Wert auf moderne Online-Terminplanung für sich und ihr Team sowie komfortable Features für ihre Patienten legen.