321 Med zur Online-Terminplanung? – Unsere Bewertung auf Basis von Gesprächen, Tests & Erfahrungen aus der Praxis

Unsere Recherche zu 321 Med

321 MED will eine vollständige Online Rezeption für Praxen bieten und sich so von anderen Anbietern, die sich auf Online Termine beschränken, abheben. Das Konzept kommt bisher gut an, denn die erst 2021 von Dr. Magnus Baringer gegründete 321 MED GmbH konnte bereits über 3400 Ärzte und Kliniken sowie 3 Mio. Patienten überzeugen, seinen Service zu nutzen.

Das liegt unter anderem daran, das der Anbieter einen vollständigen virtuellen Patientenservice bieten will, um Personalressourcen auch jenseits der Terminplanung freizumachen und so dem Fachkräftemangel in der Medizin-Branche entgegensteuern will. Lohnt sich 321 MED also auch für Eure Praxis?

Wir haben unsere eigenen 321 MED Erfahrungen gesammelt, die wir in diesem Artikel mit Euch teilen und alle Funktionen, Vor- und Nachteile sowie die Kosten der neuen Lösung unter die Lupe nehmen.

Wie funktioniert 321 MED?

Dass 321 MED es etwas anders machen will als bekannte Alternativen, zeigt sich bereits an der grundlegenden Funktionsweise des Tools. Denn Termine werden bei 321 MED nicht etwa über eine externe Plattform gebucht - stattdessen werden sämtliche Servicebereiche direkt auf der Praxis Webseite eingebunden. Das gilt sowohl für die Terminbuchung als auch für alle anderen Funktionen. Die Einrichtung funktioniert einfach mittels JavaScript Code.

Auch die Anfragenbearbeitung selbst läuft anders ab, als man es von vergleichbaren Anbietern kennt. Patienten können lediglich einen Termin anfragen. Das KI-gestützte System übernimmt dann alle weiteren Kommunikations-Aufgaben mit dem Patienten inklusive Terminvorschläge, die im letzten Schritt von den Mitarbeitern bestätigt werden, bevor der Termin schließlich vereinbart wird.

Damit nimmt 321 MED Arztpraxen den kompletten Prozess der Patientenbetreuung vor dem Termin ab - lediglich der Termin selbst muss manuell im praxisinternen Kalender eingetragen werden, denn das Tool verfügt über keinen eigenen Kalender.

Was ist das besondere an 321 MED?

Das System fragt automatisch grundlegende Informationen (Besuchsgrund, Versicherungstyp, Status des Patienten, etc.) während dem Buchungsprozess ab. Je nachdem, welche Antwort der Patient in diesem Schritt gegeben hat, wird er individuell und regelbasiert weitergeleitet. Dabei obliegt es der Praxis, ob der Patient über das System von 321 MED einen Termin bekommt oder er zu einem externen Kalender (z.B. Doctolib oder Dr. Flex) weitergeleitet wird, um dort die Buchung abzuschließen.

Alternativ sind auch automatisierte Nachrichten möglich, die auf Grundlage der abgefragten Informationen gesendet werden. So könnt Ihr beispielsweise einrichten, dass Kassenpatienten nach der Informationsabfrage benachrichtigt werden, dass derzeit keine Termine frei sind, während Privatpatienten zur Terminvergabe durch 321 MED oder an einen externen Kalender weitergeleitet werden.

Bei der Gestaltung des Buchungsprozesses ist 321 MED also flexibler als Alternativen auf dem Markt. Alles geschieht zudem völlig automatisiert - sobald Ihr einmal Eure Grundkonfiguration (z.B. angebotene Leistungen, Praxiszeiten, Verfügbarkeiten) eingestellt habt, läuft das System von selbst. Änderungen und Anpassungen sind ohne Weiteres möglich.

Funktionen & Bewertungskriterien für Praxis-Terminplaner-Tools: Wie schneidet 321 MED ab?

321 MED funktioniert im Vergleich zur Konkurrenz war etwas anders, bietet aber die gleichen Möglichkeiten wie vergleichbare Anbieter und geht teilweise sogar darüber hinaus. Wie 321 MED die Funktionen zur Terminplanung umgesetzt hat, sehen wir uns im Folgenden genauer an.

Schnittstellen zu Praxisverwaltungssystemen

321 MED ist eine der wenigen Softwares, die keine Schnittstelle zum praxisinternen PVS zur Verfügung stellt. Das mag bei einigen Skepsis hervorrufen, denn die Software verfügt auch nicht über einen eigenen Kalender. Stattdessen werden die von der KI vorgeschlagenen Termine von einem Mitarbeiter des Praxisteams bestätigt oder er schlägt selbst einen neuen vor. Nimmt der Patient an, so muss der Termin manuell im praxisinternen Kalender eingetragen werden.

Terminerinnerungen

321 MED versendet automatisch Terminbestätigungen und -Erinnerungen per E-Mail. Der Service läuft extern über den Anbieter Sendinblue.

Support

Der Kundenservice von 321 MED ist ebenfalls direkt in die Software eingebunden, um Probleme zu lösen oder Fragen zu klären. Außerhalb der Software kann der Anbieter unter der E-Mail-Adresse mail@321med.com oder der Telefonnummer +49 3222 1091349 kontaktiert werden, wobei 321 MED keine Angaben zur Erreichbarkeit macht.

Datenschutz

In puncto Sicherheit und Datenschutz ist 321 MED recht fortschrittlich und seriös. Statt Patientendaten auf einem zentralen Server zu speichern, richtet 321 MED für jede Praxis eine eigene dezentrale Datenbank-Infrastruktur ein, über die der komplette Datenverkehr zwischen Patient und Arzt abgewickelt wird. Die dafür verwendeten Server liegen ausschließlich in Deutschland.

Unserem Wissen nach gibt es derzeit sonst keinen anderen Anbieter auf dem Markt, der diesen Ansatz beim Umgang mit Daten verfolgt. Selbstverständlich ist alles, was über die Server von 321 MED läuft, mit dem Standard-SSL-Protokoll verschlüsselt.

Bewertungsfunktion

Auch bei der Umsetzung einer Bewertungsfunktion verfolgt 321 MED einen anderen Ansatz als vergleichbare Anbieter. Zwar haben Patienten die Möglichkeit, ihren Arzt nach einem Termin zu bewerten, allerdings sind die Bewertungen mit Kommentar ausschließlich dem Praxisteam zugänglich.

Dieser Ansatz ist für einige Mediziner die attraktivste Lösung - denn sie erhalten wertvolles Feedback, müssen sich aber gleichzeitig keine Sorgen um ihre Online-Reputation machen. Zwar lässt sich damit etwas schlechter Marketing machen, aber Ihr könnt die abgegebenen Bewertungen natürlich auch auf eigene Faust jederzeit auf Eurer Praxis Homepage selbst veröffentlichen.

Terminarten

Um verschiedene Termin- und Behandlungsarten zu berücksichtigen, könnt Ihr unbegrenzt viele Leistungen im Servicesystem konfigurieren. Fragt ein Patient einen Termin an, so fragt 321 MED automatisch nach der gewünschten Leistung. Je nachdem, wie die Praxis die Abläufe für die verschiedenen möglichen Antworten in diesem Schritt konfiguriert hat, wird der Patient dann entsprechend zum nächsten Schritt weitergeleitet.

Mobile Zugänglichkeit

321 MED bietet weder für Patienten noch für Ärzte eine App. Das ist ohnehin nicht nötig, da das System ausschließlich über die eigene Website läuft. Wenn Ihr die Verwaltungsfunktionen des Programms auch mobil nutzen wollt, dann empfiehlt es sich, die Praxis-Website für die mobile Nutzung zu optimieren.

Preise

Konkrete Angaben zu Preisen gibt 321 MED leider nicht. Das liegt daran, dass es sich um eine hochindividuelle Lösung handelt, die in ihrem Umfang stark variiert. So werden sich die Anforderungen und damit auch die Preise für eine Einzelpraxis stark von denen eines MVZ unterscheiden.

Die 321 MED GmbH bietet daher eine umfassende Beratung mit einer 8-wöchigen Testphase. Während dieses Prozesses ermittelt das Unternehmen dann den individuellen Preis für eine maßgeschneiderte Lösung.

Vor- und Nachteile

Da sich 321 MED zum Teil deutlich von anderen Anbietern unterscheidet, ist es nicht ganz einfach, die Software mit der Konkurrenz zu vergleichen. Ein Blick auf die spezifischen Vor- und Nachteile der Software sollte aber ein guter erster Schritt sein, um zu prüfen, ob das Ganze den eigenen Anforderungen entspricht und mit Alternativen mithalten kann.

Vorteile

• Individuelle Anpassung
• Automatisierung
• Guter Datenschutz
• Bewertungen nur für die Praxis einsehbar

Die größte Stärke von 321 MED sehen wir in der starken individuellen Anpassung und dem hohen Automatisierungsgrad aller Abläufe. Das dürfte im Praxisalltag auch bei einem hohen Patientenaufkommen für eine spürbare Entlastung sorgen.

Sehr gut finden wir auch den datenschutztechnischen Ansatz. Dank einer dezentralen Server-Infrastruktur bekommen Patientendaten eine zusätzliche Ebene der Sicherheit. Konkurrierende Anbieter müssen sich aufgrund ihres Umgangs mit Daten immer wieder Kritik anhören, aber 321 MED sticht hier positiv hervor.

Schließlich überzeugt uns auch der Umgang mit Bewertungen. Die Tatsache, dass Bewertungen ausschließlich praxisintern einsehbar sind, ist eine diskrete Methode, an wertvolles Feedback zu gelangen. Die Bewertungen lassen sich natürlich jederzeit als Social Proof auf der eigenen Website einbauen, aber das obliegt einzig und allein der Praxis.

Nachteile

• Keine PVS-Schnittstelle
• Kein eigener Kalender

Auch wenn wir insgesamt keine sehr großen Nachteile bei 321 MED sehen, so wäre ein Kommunikations-Kanal mit dem praxisinternen PVS sowie ein eigener Kalender doch wünschenswert. In Ermangelung einer Schnittstelle muss die Praxis stattdessen die vergebenen Termine manuell eintragen. Zwar gibt es Möglichkeiten, den Patienten auch an externe Kalender wie Doctolib weiterzuleiten, aber dadurch wird der Workflow unter Umständen etwas komplizierter.

Fazit

321 MED ist eines der umfangreichsten Tools, die wir auf dieser Seite getestet haben. Wir halten die Umsetzung für sehr gut gelungen. Da das Programm erst 2021 an den Markt gegangen ist, hat Stiftung Warentest bislang noch keine Bewertung vorgenommen.

Wir selbst kommen zu dem Schluss, dass die Automatisierung und der Einsatz von KI die Belastung beim Personal deutlich reduziert und somit den Alltag in der Praxis sowohl für Ärzte als auch Patienten angenehmer gestaltet. Wir können das Tool daher vor allem für Praxen empfehlen, die auf künstliche Intelligenz zurückgreifen wollen, um Fachkräftemangel vorzubeugen und die eigene Digitalisierung voranzutreiben.